Notarissen
Volledige dossiers vóór beslissende stappen.
Een kantoor met 18 medewerkers verstuurt veel herinneringen om stukken te verzamelen. Verschillen in namen en versies komen laat aan het licht.
Deze cases tonen hoe we onze methode op verschillende werksituaties zouden toepassen. Bedrijfsprofielen, landen, doorlooptijden en opbrengsten zijn illustratieve aannames. Het gaat niet om uitgevoerde klantopdrachten.
Illustratieve audit · 4 pagina’s · zonder registratie
- Gesimuleerde doorlooptijd
- 9 weken
- Begeleiding voorzien in het scenario
- 10 adviesdagen
- Gesimuleerde netto tijdwinst
- 18 u / maand
Veronderstelde interne inzet : 6 persoonsdagen. Adviesdagen zijn over de doorlooptijd verdeeld en betekenen geen voltijdse aanwezigheid. Interne dagen komen daarbovenop. Voor een echte opdracht moeten scope en offerte worden vastgesteld.
01 / Scope van de voorgestelde audit
Notariskantoor
Administratieve volledigheid van één dossiertype, zonder automatische authenticatie of juridische goedkeuring.
Wat we zouden onderzoeken
25 opgeschoonde dossiers, een door het kantoor goedgekeurde stukkenlijst en herinneringshistoriek.
02 / Het proces, afdeling per afdeling
| Afdeling | Gesimuleerde beginsituatie | Voorgesteld proces | Menselijke goedkeuring |
|---|---|---|---|
| Administratie | Stukken opvolgen in verschillende lijsten | Eén checklist met statussen en bronnen | Notarieel medewerker |
| Vakexpertise | Afwijkingen laat ontdekken | Afwijkingen vóór dossiercontrole markeren | Notaris |
| Klantenrelaties | Herinneringen afzonderlijk opstellen | Concept-herinnering ter goedkeuring | Dossierbeheerder |
De te vergelijken aanpak
Veldextractie en regelcontroles met een goedgekeurde checklist. AI stelt koppelingen voor; afwijkingen worden apart gezet.
Wat onder vakverantwoordelijkheid blijft
De notaris en medewerkers beoordelen de stukken en keuren het dossier goed. Akten, identiteitscontrole en wettelijke termijnen worden niet autonoom beslist.
03 / Van audit naar zelfstandig werken
9 weken.
10 adviesdagen.
Een gesimuleerde opdrachtplanning met een besluit en resultaat per fase. Uitrol hangt af van de testresultaten.
Week 1 · 2 adviesdagen
Observeren & meten
25 opgeschoonde dossiers, een door het kantoor goedgekeurde stukkenlijst en herinneringshistoriek.
Voorgesteld resultaat Proceskaart, nulmeting en knelpuntenregister.
Week 2 · 1,5 adviesdagen
Afbakenen & kiezen
Vereenvoudiging, bestaande functies en AI vergelijken. Scope, toegangen, volledige kosten en stopcriteria vóór de bouw vastleggen.
Voorgesteld resultaat Auditrapport, prioriteitenmatrix en testprotocol.
Weken 3–6 · 3 adviesdagen
Prototype bouwen
Veldextractie en regelcontroles met een goedgekeurde checklist. AI stelt koppelingen voor; afwijkingen worden apart gezet.
Voorgesteld resultaat Beperkt prototype, testset en goedkeuringsproces.
Weken 7–8 · 2,5 adviesdagen
Testen & beslissen
Elk ontbrekend verplicht stuk blijft blokkerend; elk geëxtraheerd gegeven verwijst naar het brondocument.
Voorgesteld resultaat Vergelijkende evaluatie: doorgaan, aanpassen of stoppen.
Week 9 · 1 adviesdagen
Opleiden & overdragen
Gebruikers opleiden met normale en uitzonderlijke cases. Een aanspreekpunt aanwijzen en terugval naar handmatig werk vastleggen. Bij een mislukte test conclusies en herstelplan overdragen.
Voorgesteld resultaat Gebruiksgids, teamworkshop en opvolgplan na 30 dagen.
04 / Wat het scenario als doel stelt
Gesimuleerde netto tijdwinst
18 u / maandMinder losse herinneringen en beter zicht op dossiers die voorbereiding vragen.
- Verondersteld maandvolume
- 40 dossiercontroles
- Begintijd per eenheid
- 75 min
- Doeltijd, inclusief menselijke controle
- 45 min
- Maandelijkse opvolging en onderhoud
- 2 u
Transparante berekening
40 × (75 − 45) ÷ 60 − 2 = 18 u / maand
Volume × (begintijd − doeltijd) ÷ 60 − maandelijkse opvolging.
Als slechts de helft van het volume baat heeft bij het proces, met dezelfde maandelijkse opvolging: 8 u / maand
Deze berekening is een simulatie, geen klantmeting. De doeltijd omvat correcties en controle. Vrijgemaakte tijd is geen aangetoonde geldbesparing en hangt af van werkelijk volume en gebruik.
Kosten tegenover de winst plaatsen
Advies, datavoorbereiding, integratie, licenties, opleiding en onderhoud vóór engagement begroten. Prijs, rendement en omzetimpact moeten voor elke opdracht worden vastgesteld.
Hoe we het resultaat zouden toetsen
Beide methoden vergelijken op een andere set dan de voorbereidingsvoorbeelden. Totale tijd, correcties, kritieke fouten en echt gebruik meten. Moeilijke gevallen in de evaluatie behouden; stoppen bij slechtere kwaliteit of vertrouwelijkheid.
Te toetsen vakcriterium : Elk ontbrekend verplicht stuk blijft blokkerend; elk geëxtraheerd gegeven verwijst naar het brondocument.
Na de proef
Tijdens de 30 dagen na een geslaagde proef: indicatoren wekelijks volgen, uitzonderingen bespreken en beslissen over behoud, correctie of uitbreiding. Deze opvolging valt buiten de doorlooptijd en adviesdagen van het scenario.
Vóór elke proef toegestane gegevens, toegang en mogelijk hergebruik door de leverancier afbakenen. Lands- en beroepsregels moeten voor de echte opdracht worden gecontroleerd.
Documentaire referentie: CNIL, gebruik van generatieve AI.Lijkt uw situatie op deze case?
Laten we beginnen met uw praktijk: een tijdrovend proces, uw huidige tools en betrokken mensen. Samen bekijken we of een vergelijkbare aanpak voor u zinvol is.