Notaires
Des dossiers complets avant les étapes décisives.
Une étude de 18 personnes multiplie les relances pour réunir les pièces. Des incohérences de noms et de versions sont découvertes tardivement.
Ces cas montrent comment nous appliquerions notre méthode à différentes situations métier. Les profils d’entreprise, pays, durées et gains sont des hypothèses illustratives. Il ne s’agit pas de missions clients réalisées.
Audit illustratif · 4 pages · sans inscription
- Calendrier simulé
- 9 semaines
- Accompagnement prévu dans le scénario
- 10 jours de conseil
- Gain net de temps simulé
- 18 h / mois
Mobilisation interne supposée : 6 jours-personnes. Les jours de conseil sont répartis sur le calendrier, et ne correspondent pas à une présence à temps plein. Les jours internes s’ajoutent. Le périmètre et le devis restent à définir pour une mission réelle.
01 / Périmètre de l’audit proposé
Étude notariale
Complétude administrative d’un type de dossier, sans authentification ni validation juridique automatisée.
Ce que nous examinerions
25 dossiers expurgés, liste de pièces attendues validée par l’étude et historique des relances.
02 / Le processus, département par département
| Département | Situation de départ simulée | Processus proposé | Validation humaine |
|---|---|---|---|
| Administration | Suivi des pièces dans plusieurs listes | Checklist unique avec statuts et sources | Collaborateur de l’étude |
| Expertise métier | Discordances repérées tardivement | Écarts signalés avant revue du dossier | Notaire |
| Relation client | Relances rédigées une à une | Projet de relance à valider | Gestionnaire de dossier |
L’approche à comparer
Extraction des champs et contrôle par règles sur une checklist validée. L’IA propose les rapprochements ; les discordances sont mises en attente.
Ce qui reste entre les mains du métier
Le notaire et ses collaborateurs qualifient les pièces et valident le dossier. Aucun acte, contrôle d’identité ou délai légal n’est confié à une décision autonome.
03 / De l’audit à l’autonomie de l’équipe
9 semaines.
10 jours de conseil.
Une chronologie de mission simulée, avec une décision et un livrable à chaque étape. Le déploiement dépend des résultats du test.
Semaine 1 · 2 jours de conseil
Observer & mesurer
25 dossiers expurgés, liste de pièces attendues validée par l’étude et historique des relances.
Livrable proposé Cartographie du flux, mesure de référence et registre des irritants.
Semaine 2 · 1,5 jours de conseil
Cadrer & arbitrer
Comparer simplification, fonctions déjà disponibles et IA. Fixer le périmètre, les accès, le coût complet et les critères d’arrêt avant de construire.
Livrable proposé Rapport d’audit, matrice de priorités et protocole de test.
Semaines 3–6 · 3 jours de conseil
Prototyper
Extraction des champs et contrôle par règles sur une checklist validée. L’IA propose les rapprochements ; les discordances sont mises en attente.
Livrable proposé Prototype limité, jeu d’essai et circuit de validation.
Semaines 7–8 · 2,5 jours de conseil
Tester & décider
Toute pièce obligatoire absente reste bloquante ; chaque donnée extraite renvoie à sa pièce d’origine.
Livrable proposé Bilan comparatif : poursuivre, ajuster ou arrêter.
Semaine 9 · 1 jours de conseil
Former & transmettre
Former les utilisateurs sur des cas courants et des exceptions. Désigner un référent et documenter le retour au processus manuel. Si le test échoue, transmettre les conclusions et le plan de correction.
Livrable proposé Guide d’usage, atelier équipe et plan de suivi à 30 jours.
04 / Ce que le scénario permet de viser
Gain net de temps simulé
18 h / moisMoins de relances dispersées et une meilleure visibilité sur les dossiers à préparer.
- Volume mensuel supposé
- 40 contrôles de dossier
- Temps initial par unité
- 75 min
- Temps cible, contrôle humain inclus
- 45 min
- Suivi et maintenance mensuels
- 2 h
Calcul transparent
40 × (75 − 45) ÷ 60 − 2 = 18 h / mois
Volume × (temps initial − temps cible) ÷ 60 − suivi mensuel.
Si seulement la moitié du volume bénéficie du processus, avec le même suivi mensuel : 8 h / mois
Ce calcul est une simulation, pas une mesure client. Le temps cible inclut les corrections et la relecture. Le temps dégagé n’est pas une économie de trésorerie démontrée ; il dépend du volume réel et du niveau d’adoption.
Les coûts à confronter au gain
Chiffrer conseil, préparation des données, intégration, licences, formation et maintenance avant engagement. Le prix, le retour sur investissement et les effets sur le chiffre d’affaires restent à établir pour chaque mission.
Comment nous vérifierions le résultat
Comparer les deux méthodes sur un lot distinct des exemples de préparation. Mesurer le temps total, les corrections, les erreurs critiques et l’usage réel. Conserver les cas difficiles dans le bilan ; suspendre si la qualité ou la confidentialité se dégrade.
Critère métier à tester : Toute pièce obligatoire absente reste bloquante ; chaque donnée extraite renvoie à sa pièce d’origine.
Après le pilote
Pendant les 30 jours suivant un pilote validé : suivre les indicateurs chaque semaine, revoir les exceptions et décider de maintenir, corriger ou élargir le périmètre. Cette période de suivi n’est pas comprise dans le calendrier ni les jours de conseil du scénario.
Avant tout pilote, cadrer les données autorisées, les accès et leur éventuelle réutilisation par le fournisseur. Les règles propres au pays et au métier doivent être vérifiées pour la mission réelle.
Repère documentaire : CNIL, utilisation d’un système d’IA générative.Votre situation ressemble à ce cas ?
Partons de votre réalité : un processus qui vous prend du temps, vos outils actuels et les personnes concernées. Nous pourrons vérifier si une démarche similaire a du sens chez vous.