Advocaten
De feiten terugvinden. Meer tijd voor advies.
Een kantoor met 12 medewerkers bereidt dossiers voor met verspreide documenten en e-mails. Het reconstrueren van feiten kost tijd vóór elk gesprek.
Deze cases tonen hoe we onze methode op verschillende werksituaties zouden toepassen. Bedrijfsprofielen, landen, doorlooptijden en opbrengsten zijn illustratieve aannames. Het gaat niet om uitgevoerde klantopdrachten.
Illustratieve audit · 4 pagina’s · zonder registratie
- Gesimuleerde doorlooptijd
- 8 weken
- Begeleiding voorzien in het scenario
- 10 adviesdagen
- Gesimuleerde netto tijdwinst
- 22 u / maand
Veronderstelde interne inzet : 5 persoonsdagen. Adviesdagen zijn over de doorlooptijd verdeeld en betekenen geen voltijdse aanwezigheid. Interne dagen komen daarbovenop. Voor een echte opdracht moeten scope en offerte worden vastgesteld.
01 / Scope van de voorgestelde audit
Advocatenkantoor
Documentvoorbereiding voor terugkerende dossiers, zonder zelfstandig processtukken op te stellen.
Wat we zouden onderzoeken
Steekproef van 20 opgeschoonde dossiers, gemeten voorbereidingstijd en geregistreerde correcties.
02 / Het proces, afdeling per afdeling
| Afdeling | Gesimuleerde beginsituatie | Voorgesteld proces | Menselijke goedkeuring |
|---|---|---|---|
| Vakexpertise | Documenten één voor één lezen | Bronvermelde chronologie ter controle | Verantwoordelijke advocaat |
| Administratie | Verspreide stukken en meerdere versies | Ordening en ontbrekende stukken markeren | Juridisch assistent |
| Klantenrelaties | Gesprekken onder tijdsdruk voorbereiden | Gecontroleerde feitennota vóór het gesprek | Cliëntverantwoordelijke advocaat |
De te vergelijken aanpak
Documentzoeken met bronverwijzingen (RAG), gevolgd door een voorgestelde chronologie op basis van toegestane stukken. Vergelijking met goed geïndexeerd klassiek zoeken.
Wat onder vakverantwoordelijkheid blijft
De advocaat controleert ieder feit en iedere bron. Juridische analyse, strategie, termijnen en verzending blijven onder diens controle.
03 / Van audit naar zelfstandig werken
8 weken.
10 adviesdagen.
Een gesimuleerde opdrachtplanning met een besluit en resultaat per fase. Uitrol hangt af van de testresultaten.
Week 1 · 2 adviesdagen
Observeren & meten
Steekproef van 20 opgeschoonde dossiers, gemeten voorbereidingstijd en geregistreerde correcties.
Voorgesteld resultaat Proceskaart, nulmeting en knelpuntenregister.
Week 2 · 1 adviesdagen
Afbakenen & kiezen
Vereenvoudiging, bestaande functies en AI vergelijken. Scope, toegangen, volledige kosten en stopcriteria vóór de bouw vastleggen.
Voorgesteld resultaat Auditrapport, prioriteitenmatrix en testprotocol.
Weken 3–5 · 3 adviesdagen
Prototype bouwen
Documentzoeken met bronverwijzingen (RAG), gevolgd door een voorgestelde chronologie op basis van toegestane stukken. Vergelijking met goed geïndexeerd klassiek zoeken.
Voorgesteld resultaat Beperkt prototype, testset en goedkeuringsproces.
Weken 6–7 · 2 adviesdagen
Testen & beslissen
Geen feit zonder bron; ontbrekende stukken blijven zichtbaar. Bij een kritieke fout volgt correctie en een nieuwe test.
Voorgesteld resultaat Vergelijkende evaluatie: doorgaan, aanpassen of stoppen.
Week 8 · 2 adviesdagen
Opleiden & overdragen
Gebruikers opleiden met normale en uitzonderlijke cases. Een aanspreekpunt aanwijzen en terugval naar handmatig werk vastleggen. Bij een mislukte test conclusies en herstelplan overdragen.
Voorgesteld resultaat Gebruiksgids, teamworkshop en opvolgplan na 30 dagen.
04 / Wat het scenario als doel stelt
Gesimuleerde netto tijdwinst
22 u / maandVoorbereidingstijd opnieuw inzetten voor cliëntgesprekken en dossieranalyse.
- Verondersteld maandvolume
- 60 dossiervoorbereidingen
- Begintijd per eenheid
- 50 min
- Doeltijd, inclusief menselijke controle
- 25 min
- Maandelijkse opvolging en onderhoud
- 3 u
Transparante berekening
60 × (50 − 25) ÷ 60 − 3 = 22 u / maand
Volume × (begintijd − doeltijd) ÷ 60 − maandelijkse opvolging.
Als slechts de helft van het volume baat heeft bij het proces, met dezelfde maandelijkse opvolging: 9,5 u / maand
Deze berekening is een simulatie, geen klantmeting. De doeltijd omvat correcties en controle. Vrijgemaakte tijd is geen aangetoonde geldbesparing en hangt af van werkelijk volume en gebruik.
Kosten tegenover de winst plaatsen
Advies, datavoorbereiding, integratie, licenties, opleiding en onderhoud vóór engagement begroten. Prijs, rendement en omzetimpact moeten voor elke opdracht worden vastgesteld.
Hoe we het resultaat zouden toetsen
Beide methoden vergelijken op een andere set dan de voorbereidingsvoorbeelden. Totale tijd, correcties, kritieke fouten en echt gebruik meten. Moeilijke gevallen in de evaluatie behouden; stoppen bij slechtere kwaliteit of vertrouwelijkheid.
Te toetsen vakcriterium : Geen feit zonder bron; ontbrekende stukken blijven zichtbaar. Bij een kritieke fout volgt correctie en een nieuwe test.
Na de proef
Tijdens de 30 dagen na een geslaagde proef: indicatoren wekelijks volgen, uitzonderingen bespreken en beslissen over behoud, correctie of uitbreiding. Deze opvolging valt buiten de doorlooptijd en adviesdagen van het scenario.
Vóór elke proef toegestane gegevens, toegang en mogelijk hergebruik door de leverancier afbakenen. Lands- en beroepsregels moeten voor de echte opdracht worden gecontroleerd.
Documentaire referentie: CNIL, gebruik van generatieve AI.Lijkt uw situatie op deze case?
Laten we beginnen met uw praktijk: een tijdrovend proces, uw huidige tools en betrokken mensen. Samen bekijken we of een vergelijkbare aanpak voor u zinvol is.