Uw vertrekpunt
Voor teams die geregeld procedures, technische dossiers, contracten of interne informatie raadplegen.
Een gevonden tekst is niet automatisch actueel of voor iedereen toegankelijk. Een vlot antwoord kan ook een ontbrekende bron verbergen. Het doel is controleerbare raadpleging met passende toegang per gebruiker.
Hoe verder
De bronnen afbakenen
Bepaal nuttige documenten, hun eigenaar, actualiteit en toegestane toegang. Sluit inhoud uit die niet in de zoekomgeving thuishoort.
Echte vragen testen
Bereid representatieve vragen met verwachte antwoorden of te vinden bronnen voor. Test ook onbeantwoordbare vragen en tegenstrijdige versies.
Actualisering organiseren
Bepaal hoe nieuwe documenten worden toegevoegd en oude verwijderd. Voorzie toegang tot het oorspronkelijke document en een melding voor onbevredigende antwoorden.
Afspreken vóór de start
- Antwoorden met verwijzing naar hun bronnen.
- Toegangsrechten onderzocht vóór de proef.
- Expliciet versiebeheer.
Uw vragen
Kunnen we met één map beginnen?
Ja. Een beperkte, bekende verzameling laat mensen die de documenten beheersen de zoekfunctie beoordelen voordat het toepassingsgebied wordt uitgebreid.
Moet de assistent alles beantwoorden?
Nee. De assistent moet kunnen melden dat beschikbare bronnen geen antwoord toelaten. Gevoelige onderwerpen blijven ter controle bij de bevoegde professional.
Moeten al onze bestanden verplaatst worden?
Dat hangt af van de hulpmiddelen en beschikbare toegang. Koppelingen, gecontroleerde kopieën en actualisering moeten vóór een beslissing worden onderzocht.