Comptables
Moins de ressaisie. Plus de temps pour le conseil.
Une fiduciaire de 15 personnes reçoit des factures de formats variés. La saisie et les retours pour pièces incomplètes ralentissent la préparation comptable.
Ces cas montrent comment nous appliquerions notre méthode à différentes situations métier. Les profils d’entreprise, pays, durées et gains sont des hypothèses illustratives. Il ne s’agit pas de missions clients réalisées.
Audit illustratif · 4 pages · sans inscription
- Calendrier simulé
- 8 semaines
- Accompagnement prévu dans le scénario
- 10 jours de conseil
- Gain net de temps simulé
- 36 h / mois
Mobilisation interne supposée : 5 jours-personnes. Les jours de conseil sont répartis sur le calendrier, et ne correspondent pas à une présence à temps plein. Les jours internes s’ajoutent. Le périmètre et le devis restent à définir pour une mission réelle.
01 / Périmètre de l’audit proposé
Fiduciaire
Préparation de factures fournisseurs, sans comptabilisation définitive ni déclaration automatique.
Ce que nous examinerions
150 factures expurgées représentant les formats courants, cas de doublons et journal des corrections.
02 / Le processus, département par département
| Département | Situation de départ simulée | Processus proposé | Validation humaine |
|---|---|---|---|
| Finance & comptabilité | Ressaisie des factures | Champs extraits et rapprochements proposés | Comptable réviseur |
| Relation client | Allers-retours pour les justificatifs | Liste des pièces manquantes à confirmer | Gestionnaire de portefeuille |
| Direction & pilotage | Charge peu visible en période de clôture | Suivi du temps, des reprises et des exceptions | Responsable de mission |
L’approche à comparer
Comparer l’import structuré existant à l’extraction assistée par IA. Contrôler totaux et doublons par règles ; réserver l’IA aux documents non structurés.
Ce qui reste entre les mains du métier
Le comptable valide l’imputation, la TVA et les écritures. Les propositions restent en brouillon dans un environnement de test.
03 / De l’audit à l’autonomie de l’équipe
8 semaines.
10 jours de conseil.
Une chronologie de mission simulée, avec une décision et un livrable à chaque étape. Le déploiement dépend des résultats du test.
Semaine 1 · 2 jours de conseil
Observer & mesurer
150 factures expurgées représentant les formats courants, cas de doublons et journal des corrections.
Livrable proposé Cartographie du flux, mesure de référence et registre des irritants.
Semaine 2 · 1 jours de conseil
Cadrer & arbitrer
Comparer simplification, fonctions déjà disponibles et IA. Fixer le périmètre, les accès, le coût complet et les critères d’arrêt avant de construire.
Livrable proposé Rapport d’audit, matrice de priorités et protocole de test.
Semaines 3–5 · 3 jours de conseil
Prototyper
Comparer l’import structuré existant à l’extraction assistée par IA. Contrôler totaux et doublons par règles ; réserver l’IA aux documents non structurés.
Livrable proposé Prototype limité, jeu d’essai et circuit de validation.
Semaines 6–7 · 2 jours de conseil
Tester & décider
Aucun doublon validé et aucun écart de total accepté ; contrôler les champs essentiels sur un lot de test distinct.
Livrable proposé Bilan comparatif : poursuivre, ajuster ou arrêter.
Semaine 8 · 2 jours de conseil
Former & transmettre
Former les utilisateurs sur des cas courants et des exceptions. Désigner un référent et documenter le retour au processus manuel. Si le test échoue, transmettre les conclusions et le plan de correction.
Livrable proposé Guide d’usage, atelier équipe et plan de suivi à 30 jours.
04 / Ce que le scénario permet de viser
Gain net de temps simulé
36 h / moisRéduire la manipulation des pièces pour consacrer plus de temps aux exceptions et au conseil client.
- Volume mensuel supposé
- 1 200 factures préparées
- Temps initial par unité
- 5 min
- Temps cible, contrôle humain inclus
- 3 min
- Suivi et maintenance mensuels
- 4 h
Calcul transparent
1 200 × (5 − 3) ÷ 60 − 4 = 36 h / mois
Volume × (temps initial − temps cible) ÷ 60 − suivi mensuel.
Si seulement la moitié du volume bénéficie du processus, avec le même suivi mensuel : 16 h / mois
Ce calcul est une simulation, pas une mesure client. Le temps cible inclut les corrections et la relecture. Le temps dégagé n’est pas une économie de trésorerie démontrée ; il dépend du volume réel et du niveau d’adoption.
Les coûts à confronter au gain
Chiffrer conseil, préparation des données, intégration, licences, formation et maintenance avant engagement. Le prix, le retour sur investissement et les effets sur le chiffre d’affaires restent à établir pour chaque mission.
Comment nous vérifierions le résultat
Comparer les deux méthodes sur un lot distinct des exemples de préparation. Mesurer le temps total, les corrections, les erreurs critiques et l’usage réel. Conserver les cas difficiles dans le bilan ; suspendre si la qualité ou la confidentialité se dégrade.
Critère métier à tester : Aucun doublon validé et aucun écart de total accepté ; contrôler les champs essentiels sur un lot de test distinct.
Après le pilote
Pendant les 30 jours suivant un pilote validé : suivre les indicateurs chaque semaine, revoir les exceptions et décider de maintenir, corriger ou élargir le périmètre. Cette période de suivi n’est pas comprise dans le calendrier ni les jours de conseil du scénario.
Avant tout pilote, cadrer les données autorisées, les accès et leur éventuelle réutilisation par le fournisseur. Les règles propres au pays et au métier doivent être vérifiées pour la mission réelle.
Repère documentaire : CNIL, utilisation d’un système d’IA générative.Votre situation ressemble à ce cas ?
Partons de votre réalité : un processus qui vous prend du temps, vos outils actuels et les personnes concernées. Nous pourrons vérifier si une démarche similaire a du sens chez vous.